Witam serdecznie,
z lekkim poślizgiem – zamierzonym, kilka słów o nowej rewolucji w KRS. A zatem uwaga:
od 1 lipca 2021 roku koniec ze składaniem papierowym wniosków do KRS, wszystko odtąd dokonujemy elektronicznie poprzez dedykowana platformę ministerialną
Portal Rejestrów Sądowych (ms.gov.pl) ( https://prs.ms.gov.pl ).
Boje z KRS i błędami w formularzach towarzyszą nam do dawien dawna. Płakali nad tym klienci ale i zarazem profesjonalni pełnomocnicy – tak nam też zdarzają się błędy, gdy o przysłowiową kropkę wnioski były zwracane.
Ministerstwo Sprawiedliwości obiecało nam zupełnie nowe otwarcie – ma być prosto, szybko i łatwo przy rejestracji spółek bądź dokonywaniu zmian. A co więcej koniec z papierowymi dokumentami.
Czy tak jest naprawdę? Czy wreszcie jest to ostateczny koniec z papierowym składaniem wniosków do KRS?
Poniżej moje wrażenia z pracy z nowym systemem na bazie złożonych ponad 30 różnych wniosków.
Co tak właściwie zmienia się w KRS od 1 lipca?
System ruszył z dniem 1 lipca 2021 roku i trzeba przyznać, że liczyłem iż, poślizg co do pierwotnej daty, która trzykrotnie była przesuwana (ponad 1,5 roku obsuwy) wpłynie pozytywnie pod względem dopracowania.
Niewątpliwie wszyscy obawiali się daty 1 lipca i czy system zadziała, bowiem 30 czerwca przynajmniej w Warszawie zauważyło się wzmożony ruch w biurze podawczym KRS.
System ruszył i niestety od początku posiada wiele błędów – choć ja ich na szczęście nie doświadczyłem jeszcze. Informacje o błędach bardziej zbieram od klientów i kolegów po fachu oraz znajomych pracujących w sądzie.
Niestety okazało się, że niestety jak zwykle nie wszystko zostało odpowiednio przemyślane i dopracowane. Jednakże widać też wolę do działania po stronie Ministerstwa i firm informatycznych wspierających, ponieważ powoli jest coraz lepiej.
Jak wspominałem wcześniej od 1 lipca 2021 roku wnioski składane do rejestru
KRS można złożyć wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem specjalnej platformy ministerialnej znajdującej się pod adresem:
https://prs.ms.gov.pl
Platforma znajdująca się pod wskazanym powyżej wnioskiem ma zarazem łączyć szereg usług oferowanych przez Ministerstwo, a obecnie dostępnych w różnych serwisach – jest to moim zdaniem wygodne i bardzo dobry pomysł.
Ze strony platformy oprócz dostępu do KRS można skorzystać:
z przeglądarki akt rejestrowych KRS,
wyszukiwarki podmiotów wpisanych do KRS i pobierania odpisów,
bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych (sprawozdania itd.),
przeglądarka dokumentów finansowych złożonych do repozytorium,
portal do zakładania spółek w ramach trybu S24,
no i oczywiście dostęp do platformy KRS składania wniosków i ewentualnych środków zaskarżenia w postępowaniu rejestrowym.
Aby wejść na platformę składania wniosków do KRS musimy kliknąć w „kafelek” e-formularze KRS.
Zostaniemy przekierowani do ekranu logowania. Co do zasady jeżeli ktoś uprzednio tego nie zrobił musi założyć konto na portalu.
Założenie na szczęście nie jest trudne – wystarczy kliknąć w Rejestracje a system dalej nas prowadzi. Sprawa jest tym bardziej prosta jeżeli posiada się profil epuap – system sam zaciąga dane i pozostaje nam tylko wybrać login i hasło. Nie mając profilu epuap musimy podpisać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub po założeniu konta dokonać weryfikacji osobistej.
Kogo obejmują zmiany KRS od 1 lipca 2021 i w jakim zakresie?
Obowiązki składania wniosków elektronicznie dotyczą wszystkich podmiotów (za wyjątkiem wymienionych przeze mnie poniżej) zarówno w zakresie rejestracji (zgłoszenie nowo powstałego podmiotu) jak również w zakresie zmian (istniejące podmioty wpisane do KRS).
Ministerstwo uznało, iż dla podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji lub samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pozwala wybrać formę składania wniosków: albo papierowo na dotychczasowych zasadach albo elektronicznie.
W ramach portalu KRS oprócz złożenia wniosku również cała korespondencja z Sądem Rejestrowym oraz ewentualnie składane środki zaskarżenia w postępowaniu rejestrowym (np. zażalenia i skargi na czynności referendarza itp.) będą składane w formie elektronicznej.
Wyjątkiem są dalsze pisma w toku postępowania przed sądem II instancji, które będą składane już w dotychczasowej formie tj. pisemnie – mamy więc w tym wypadku quasi informatyzację.
Praca z systemem i składanie wniosków?
Po zalogowaniu do systemu KRS ukazuje się nam ekran, który moim zdaniem jest dosyć czytelny.
Po lewej stronie są odpowiednie zakładki w zakresie wniosków/pism (można przełączać zakładkę) – ich treść wyświetla się na środku ekranu, zaś w dolnej części mamy pięć zakładek: wnioski, pisma, dokumenty w podpisie, powiadomienia i korespondencja z sądu.
Przedstawię przykładowo jak wygląda złożenie wniosku o rejestrację.
Wybieramy zakładkę „Wniosek o rejestrację”, a następnie klikamy na niebieski przycisk „przejdź do wniosku” po prawej stronie ekranu.
System przeniesie nas na kolejną stronę gdzie możemy wybrać rodzaj podmiotu jaki chcemy założyć: spółka, fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia i inne wskazane).
Na naszym przykładzie wybieramy „Spółki”. Potem wśród wskazanych form prawnych wybieramy „Spółka z ograniczona odpowiedzialnością”.
W ten sposób przechodzimy do wniosku głównego.
Najpierw wybieramy nazwę wniosku – możemy pozostawić zaproponowana przez system lub wybrać dowolnie sami.
Następnie po prawej stronie mamy zakładki, przez które poszczególnie przechodzimy wypełniając i klikając. Przy prawidłowo wypełnionej zakładce pojawi się zielony ptaszek zaś w przypadku błędu pojawi się czerwony „X”.
I tak w kolejności zaznaczamy zakładkę „Wnioskodawca Pełnomocnik”, system z urzędu zaznacza prawidłowa zakładkę – pełnomocnicy profesjonalni będą zaznaczać informację dotyczącą nich.
Następnie klikamy zakładkę „Oświadczenia spółki” i wybieramy czy Spółka jest cudzoziemcem czy nie. Jeżeli zaznaczymy opcję Tak rozwinie się kolejne pole do wypełnienia. Przy ocenie czy spółka jest cudzoziemcem należy odnieść się do przepisów prawa lub skonsultować z prawnikiem.
Następnie wybieramy zakładkę „Treść wniosku” – wypełniamy wszystkie informacje zgodnie ze wskazaniami systemu i potrzebą.
Następnie klikamy zakładkę „Treść wniosku – uzupełnienie” i wypełniamy wedle wymogów i potrzeb.
Na koniec przechodzimy do zakładki „Załączniki”.
Dołączamy niezbędne załączniki.
Ważne dokumenty notarialne – podajemy numer CREWAN z certyfikatu dołączonego do akty.
Pozostałe załączniki zalecam aby dołączyć w formie pdf i podpisane przez uprawnione do reprezentacji osoby profilem epuap lub certyfikatem kwalifikowanym.
Po zakończeniu wypełniania po prawej stronie sprawdzamy poprawność wypełnienia wniosku przyciskiem „sprawdź poprawność”.
Następnie wniosek winien zostać podpisany przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji lub pełnomocnika uprawnionego do podpisu.
Następnie dokonujemy należy opłacić wniosek – klikamy w odpowiednią zakładkę i dokonujemy płatności online chyba, ze wcześniej dołączyliśmy już dowód opłaty i taka informacje tez musimy zaznaczyć.
Po wykonaniu wszystkich czynności możemy wreszcie kliknąć w zakładkę umożliwiająca wysłanie wniosku.
W trakcie obróbki wniosku można sobie wniosek zapisać aby wrócić do niego później i dokończyć. Warto korzystać z tego bo system dosyć szybko potrafi się wylogować lub pojawi się błąd i cała praca pójdzie na marne. Na głównym ekranie jak wejdziemy w robocze zawsze do wniosku możemy wrócić.
Kilka uwag:
Wniosek możemy podpisać na trzy
sposoby:
kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym ePUAP,
podpisem osobistym zawartym w dowodzie osobistym zawierającym certyfikat podpisu elektronicznego.
Stąd pojawia się problem dla Spółek, w których w organach znajdują się obcokrajowcy. Dla takich osób będzie trzeba wystąpić o numer PESEL a potem uzyskać podpis elektroniczny albo publiczny albo prywatny lub udzielić pełnomocnictwa pełnomocnikowi profesjonalnemu, który podpisze wniosek w imieniu osób uprawnionych do reprezentacji.
Do wniosku musza być dołączone załączniki.
Umowa spółki oraz inne akty notarialne zgodnie z przepisami są umieszczane w rejestrze aktów notarialnych CREWAN – wystarczy we wniosku wskazać wtedy ich numer z certyfikatu.
Co do innych załączników jak np. umowy i inne dokumenty dołącza się je:
albo jako skany – wtedy trzeba w ciągu 3 dni dosłać oryginały do sądu,
albo w formie odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza lub występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym o ile taki pełnomocnik reprezentuje Spółkę.
Warto wskazać również, ze wszelkie załączniki tj. lista wspólników, oświadczenia członków zarządu i inne wymagane przepisami KRS winno się dołączać podpisane certyfikatem kwalifikowanym lub ePUAP.
Teoretycznie nie wymaga to dołączania oryginałów do sądu w ciągu 3 dni od złożenia wniosku, ale praktyka sądów bywa różna dlatego moim zdaniem lepiej dosłać oryginały do sądu.
Dlaczego wprowadzono takie zmiany w KRS?
Przede wszystkim postępująca cyfryzacja i globalizacja sprawiają, że coraz łatwiej przenosi się wszelkiego rodzaju dokumentację do sieci bądź na poszczególne urządzenia. Rozwój sieci internetowej, a zarazem możliwości komunikacji, buduje potrzebę zwiększania komfortu korzystania z usług elektronicznych, które pozwalają zaoszczędzać czas i koszty.
Za pomocą internetu poszczególne dokumenty i wnioski mogą być przesyłane o wiele szybciej, niż innymi środkami komunikacji.
Kolejny krok w cyfryzację biznesu i prawa
Zmiany wprowadzone w KRS, chociaż jeszcze nie do końca wykluczają składanie
dokumentacji drogą papierową, to jednak są istotnym krokiem w cyfryzację prowadzenia biznesu w kontekście prawnym.
Miejmy nadzieję, że z czasem powstaną narzędzia, dzięki którym przyszli przedsiębiorcy będą mogli w jeszcze łatwiejszy sposób przechodzić przed procedury postępowania rejestrowego i nie tylko, a zarazem szybciej przejść do realizacji celów założonego przed siebie biznesu.
Niewątpliwie kierunek obrany przez Ministerstwo jest dobry i wyczekiwany zarówno przez prawników jak i przedsiębiorców.
Niestety diabeł tkwi w szczegółach i system niestety nadal ma w sobie wiele błędów. Na plus wskazać trzeba, że prace nad systemem i wyeliminowaniem błędów nadal trwają.
Nowy system jest intuicyjny i niewątpliwie pozwoli wyeliminować szereg błędów powodujących zagrożenie zwrotem wniosku.
Jednakże nadal w wypełnianiu formularzy mogą zaistnieć błędy – np. przy wypełnianiu adresu, warto byłoby rozważyć wybór ulicy i miasta z listy. Mogą też zaistnieć błędy, których nie da się wyeliminować wynikające z błędów przy wpisywaniu osoby wpisującej.
Jednakże w mojej ocenie idziemy tunelem w stronę światła 
Niewątpliwie elektroniczne składanie wniosków bardzo uprości prace nam wszystkim: przedsiębiorcom, sędziom i prawnikom. Jednakże wymaga to jeszcze wiele pracy.