Koszty sądowe oraz zwolnienie z kosztów postępowania sądowego w sprawach cywilnych i innych

Jest to kluczowa kwestia w sytuacji, gdy chcemy rozpocząć proces i nadać mu prawidłowy bieg lub też nie spotkać się z odmową czynności procesowej, od której należy uiścić określoną opłatę.

Spróbuję odpowiedzieć na pytania: co to są koszty postępowania, jaki mają wpływ na nasze działania oraz jakie obowiązki są po każdej ze stron procesu.

Wskażę również, dlaczego tak istotne jest uiszczanie kosztów sądowych oraz czy istnieje możliwość uzyskania zwolnienia z kosztów sądowych.

Koszty sądowe – co to jest?

Musimy pamiętać, że postępowanie sądowe niezależnie od formy jest skomplikowanym procesem, na który składa się szereg czynności, które podejmują lub muszą podjąć ich uczestnicy, aby rozpocząć proces w ogóle oraz doprowadzić go do końca.

Każdy proces generuje koszty, które uczestnicy procesu bądź muszą uiścić, aby w ogóle wszcząć proces, ponosić je w toku procesu za określone czynności (np. wydatki na poczet wynagrodzenia biegłego) lub też ponieść po zakończeniu procesu.

Kategoria wskazanych powyżej obciążeń finansowych zwana jest „kosztami sądowymi” i została dokładnie sprecyzowana przez ustawodawcę w Ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (dla spraw cywilnych) [Dz.U.2020.755.t.j. z dnia 2020.04.27 z późń. zm.] jako opłaty i wydatki związane z wszczęciem, prowadzeniem i zakończeniem procesu, jakie ponosi dana strona (uczestnik procesu) w związku z wniesieniem określonego pisma podlegającego opłacie lub powodującego wydatki. (art. 2 ww. ustawy).

Co to dla każdego z Państwa oznacza?

Przede wszystkim to, że jeżeli oczekujemy od Sądu konkretnego działania lub podjęcia określonych czynności i jeżeli dana czynność podlega opłacie, to dopóki nie zostanie ona uiszczona, sąd nie podejmie on żadnych działań.

Przykładowo, jeżeli chcemy wnieść pozew do sądu przeciwko osobie, która zalega nam z zapłatą np. za fakturę, to samo wniesienie pozwu określającego nasze żądanie poparte dowodami jest niewystarczające bowiem aby sąd rozpoczął proces sensu stricto, musimy uiścić stosowną opłatę.

W bardzo ogólny sposób powyższe można do sytuacji, gdy udajemy się do urzędu np. po jakiś dokument do i musimy uiścić stosowną opłatę za jego wydanie.

Opłata taka może przyjąć wiele różnych form: czasami jest to opłata stała z góry ustalonej wysokości, może to być również opłata stosunkowa, podstawowa czy opłata tymczasowa ustalana przez sąd, jeżeli na daną chwilę nie można ustalić jej wysokości, ponieważ nie można w danym momencie określić wysokości przedmiotu sprawy, od której naliczana jest opłata.

Musimy też pamiętać, że koszty sądowe występują zarówno przed wszczęciem procesu, jak i w jego trakcie, ale również po jego zakończeni – np. strona przegrywająca proces musi zwrócić stronie wygrywającej koszty sądowe przez nią poniesione, czasami strony procesu muszą ponieść wspólnie koszty procesu itd.

Koszty sądowe i zasady ich naliczania oraz uiszczania nie są dowolnie ustalane przez sąd czy strony procesu.

Z uwagi na ich złożoność oraz potrzebę jasnego określenia kto, w jakich okolicznościach i wysokości jest zobowiązany do ponoszenia kosztów sądowych (co szczerze powiem stanowi czasami przy złożonych, trudnych i specyficznych sprawach, nie raz problem nawet dla prawników – przyp. autora) wszelkie kwestie kosztów sądowych w sprawach cywilnych oraz innych sprawach regulują następujące akty prawne:

a) w przypadku spraw cywilnych: Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych [Dz.U.2020.755.t.j. z dnia 2020.04.27 z późń. zm.] (zwana dalej „Ustawą o kosztach cywilnych”),

b) w sprawach karnych: Ustawa z dnia 23 czerwca 1973r. o opłatach w sprawach karnych [Dz.U.1983.49.223 t.j. z dnia 1983.08.31 z późn. zm.),

c) w sprawach administracyjnych: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi [Dz.U.2003.221.2193 z dnia 2003.12.24 z późń. zm.].
Szukając zatem informacji czy w danej sprawie należy uiścić jakąś opłatę oraz informację co do jej wysokości mogą Państwo znaleźć w ww. aktach prawnych.

Musimy pamiętać, że najczęściej przy wnoszeniu pisma musimy wraz z nim uiścić należną opłatę i dołączyć dowód jej uiszczenia. Chyba że opłata jest ustalona przez sąd, w toku procesu lub też w wyroku kończącym wtedy obowiązek zapłaty następuje od chwili zawiadomienia danej strony o rodzaju opłaty i jej wysokości.

W przypadku, gdy przy wniesieniu pisma nie zostanie uiszczona opłata, sąd co do zasady wzywa stronę do uiszczenia opłaty pod rygorem odmowy lub braku podjęcia działania, ale pod warunkiem, że strona nie jest reprezentowana przez adwokata, lub radcę prawnego.

Musimy jednak pamiętać, że jeżeli sąd wezwie nas do uzupełnienia opłaty, to spowoduje to wydłużenie postępowania, ponieważ nie zostaną podjęte żadne czynności, dopóki opłata nie zostanie uiszczona, a przecież nie o to nam chodzi, dlatego lepiej zawczasu zadbać o ten element.

Należy pamiętać, że koszty sądowe to nie tylko opłata od pozwu, ale też wszelkie koszty związane ze sprawą.

Zwolnienie z kosztów sądowych – pomoc państwa, ale czy dla każdego?

Wiedząc czym są koszty sądowe, w szczególności w sprawach cywilnych, należy zadać sobie pytanie, czy można starać się o zwolnienie z kosztów sądowych?

Mam dla Państwa pozytywną odpowiedź: tak, można starać się o zwolnienie z kosztów sądowych.

W sprawach cywilnych informacje o uprawnieniu do zwolnienia z kosztów zawarte są w art. 102 ust. 1 Ustawy o koszach cywilnych, który stwierdza, iż: „Zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać osoba fizyczna, jeżeli złoży oświadczenie, z którego wynika, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny lub ich poniesienie narazi ją na taki uszczerbek”.

W innych sprawach (karnych i administracyjnych) odpowiednie zapisy znajdują się w wyżej cytowanych aktach prawnych.

Choć przepis nie mówi nic o osobach prawnych to takie podmioty – choć jest to trudniejsze, mogą również wystąpić o zwolnienie z kosztów.

Zatem o zwolnienie z kosztów można się zwrócić w sytuacji gdy:

a) nie jesteśmy w stanie ponieść kosztów sądowych bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny,

b) poniesienie kosztów może nas narazić na taki uszczerbek.

Analizując powyższe, musimy pamiętać, ze zwolnienie od kosztów jest instytucją wyjątkową od obowiązku uiszczania opłat, o czym mówiłem wcześniej.

Jest ona zatem zarezerwowana przede wszystkim dla osób ubogich i w trudnej sytuacji finansowej.

Dzięki takiej pomocy ze strony Państwa, które przejmuje na skarb Państwa koszty z tego tytułu w przypadku zwolnienia z kosztów w odpowiedniej wysokości, jest gwarantowanie takim osobom prawa dostępu do sądu, gdyż w innej sytuacji nie mogłyby dochodzić swoich praw.

Stąd można wystąpić o zwolnienie z kosztów sądowych w trudnej sytuacji, gdy sytuacja materialna i finansowa jest trudna, zaś uiszczenie tych kosztów pozbawi możliwości np. opłaty kosztów mieszkaniowych lub też żywieniowych.

Nie można zwolnienia z kosztów uzasadniać takimi argumentami i przesłankami jak to, że w wyniku poniesienia kosztów nie wyjedziemy na urlop czy nie kupimy sobie czegoś w ramach przyjemności.

Uzasadniając wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych, musimy wskazać, że zagrożone są nasze elementarne potrzeby życiowe.

Jednoznacznie wskazał na ten fakt Sąd Najwyższy w postanowieniu z 23 stycznia 2019 r. w sprawie o sygnaturze I CZ 1/19, LEX nr 2618545 wskazując, że:

„Instytucja zwolnienia od kosztów sądowych stanowi w istocie pomoc Państwa dla osób, które ze względu na ich szczególnie trudną sytuację materialną nie mogą ponieść tych kosztów bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny, zwłaszcza osób bezrobotnych, chorych, samotnych, bez źródeł stałego dochodu i bez majątku, w przypadku których oddalenie wniosku o zwolnienie od kosztów naruszyłoby ich prawo do sądu”.

Pamiętajmy, że zwolnienie od kosztów sądowych:

a) przysługuje każdej ze stron procesu,

b) sąd może zwolnic od kosztów w części, jak również w całości,

c) bardzo często podstawa do zwolnienia z ponoszenia kosztów może stanowić również przesłankę do wniosku o ustanowienie pełnomocnika z urzędu,

d) zwolnienie od kosztów, zwalnia wyłącznie od kosztów postępowania, ale nie od obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi,

e) wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych możemy złożyć na każdym etapie postępowania,

f) w przypadku, jeżeli sąd odmówi zwolnienia od kosztów sądowych, możemy się odwołać od takiej odmowy.

Jak ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych?

Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych winniśmy zgłosić w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub obecnie toczy się proces.

Może to nastąpić w dwojaki sposób:

• na piśmie poprzez złożenie stosownego oświadczenia (wniosku pisemnego),

• poprzez ustne oświadczenie do protokołu.

Warto pamiętać, że w przypadku gdy osoba starająca się o zwolnienie z kosztów sądowych nie ma miejsca zamieszkania w siedzibie sądu, w którym ma toczyć się sprawa, może złożyć wniosek w sądzie rejonowym właściwym ze względu na miejsce swojego zamieszkania. Wówczas ten sąd prześle niezwłocznie taki wniosek właściwemu sądowi.

Składając we wskazanych powyżej formach wniosku o zwolnienie z kosztów sądowych, powinniśmy uzasadnić, dlaczego staramy się o zwolnienie z kosztów sądowych – wskazać, jaki jest nasz:

■ status rodzinny,

■ status majątkowy,

■ dochody,

■ źródła utrzymania.

Na poparcie powyższego warto dołączyć:

a) zaświadczenie o zarobkach od pracodawcy,
b) deklarację PIT za ostatni rok,
c) zaświadczenia o pobieraniu rent, zapomóg czy innego wsparcia,
d) dokumenty potwierdzające zobowiązania lub istnienie innych pogarszających naszą sytuację majątkową zobowiązań,
e) wszelkie inne dokumenty mogące wykazać naszą trudną sytuację.

Niewątpliwie dołączenie dokumentów w połączeniu z uzasadnieniem zwiększy szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku przez Sąd.

Oprócz powyższego musimy obligatoryjnie dołączyć jeszcze jeden dokument.

Dokumentem tym zgodnie z art. 102 ust. 2 Ustawy o kosztach jest „Oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania”

Dokument ten musi być złożony według ustalonego urzędowego wzoru wskazanego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 26 lutego 2014 r. „zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzoru oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby fizycznej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych w postępowaniu cywilnym”.

Pamiętajmy, że wzór oświadczenia co jakiś czas się zmienia i należy zawsze sprawdzić aktualną wersję.

Aktualną wersję co do zasady możemy znaleźć w sądzie, uzyskać od prawnika lub pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem:

Formularze pism procesowych w postępowaniu cywilnym – Ministerstwo Sprawiedliwości – Portal Gov.pl (www.gov.pl) (kliknięcie w link przenosi na stronę z dokumentami do pobrania)

Na dole strony znajdą Państwo część zatytułowaną „Koszty sądowe w sprawach cywilnych” – „Materiały” następnie należy wybrać plik zatytułowany „wzoru oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby fizycznej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych”.

Można wybrać plik word w formie RTF, który można edytować i wypełnić online, a następnie wydrukować lub wydrukować plik PDF i wypełnić go odręcznie.

Pamiętajmy, że nie warto wprowadzać w błąd sądu co do swojej sytuacji finansowej i majątkowej. Sędziowie są również ludźmi i stosownie do swojego doświadczenia i wiedzy potrafią wyczuć czy ktoś mówi prawdę lub też nie.

Pamiętajmy, że sąd na podstawie art. 109 Ustawy o kosztach może „zarządzić stosowne dochodzenie, jeżeli na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń strony przeciwnej powziął wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony domagającej się zwolnienia od kosztów sądowych, lub z niego korzystającej” a następie odmówić zwolnienia od kosztów sądowych.

Jednocześnie może to doprowadzić do nieprzyjemnej sytuacji w procesie, a tego przecież chcemy uniknąć.

Szanujmy wiec czas sędziów oraz nas samych.

Ograniczenie prawne:

Szanowni Państwo nasza Kancelaria pragnie poinformować, iż korzystając i zapoznając się z treścią niniejszego bloga oraz zawartych w nim wpisów są Państwo świadomi, oraz rozumieją, że:
a) wszelkie wpisy mają za cel budowanie samoświadomości prawnej oraz pobudzanie czytelników do zgłębiania danej tematyki we własnym zakresie,
b) autor, tworząc blog i poszczególne wpisy powziął sobie za cel i charakter wyłącznie edukacyjny,
c) zawiera on wyłącznie treści i informacje o charakterze ogólnym,
d)zarówno blog, jak i zawarte w nim treści nie stanowią w żadnym zakresie ani porady prawnej, ani wykładni prawa, ani jakiejkolwiek innej formy pomocy prawnej,
e) nie buduje stosunku klient – prawnik, jak również relacji tym podobnych,
f) autor bloga wyraża swoje swobodne myśli i przemyślenia,
g) w celu uzyskania wiedzy specjalistycznej można skontaktować się z prawnikiem – taka konsultacja jest odpłatna,
h) należy zawsze mieć na uwadze, że prawo ciągle się zmienia i należy badać zawsze aktualność poruszanej materii.

Autor bloga nie odpowiada za jego treść i wpisy w żadnym zakresie, a w szczególności za jakąkolwiek szkodę wyrządzoną zastosowaniem, lub brakiem zastosowania się do niej. Treść bloga jest wyrazem wyłącznych poglądów i spostrzeżeń autora i nie stanowi oficjalnego stanowiska jego kancelarii. Autor zastrzega sobie prawo do zmiany treści w szczególności w sytuacji zmiany prawa, orzecznictwa oraz praktyki organów administracji czy innych organów ochrony prawnej.
Autor bloga ponadto nie odpowiada za treść komentarzy pozostawionych w blogu przez osoby trzecie.