Obowiązek sprawozdawczości gdy obcokrajowiec lub osoba bez numeru PESEL jest w zarządzie lub wspólnikiem zarządzającym w spółce

Witam ponownie 

W dniu dzisiejszym pragnę omówić kwestię poruszoną w poprzednim wpisie z maja zatytułowanym: „Sprawozdawczość finansowa spółek w 2018 roku i nowości”.

Zgodnie z wcześniej omawianym tematem nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym obowiązująca od dnia 15 marca 2018 roku wprowadziła obowiązek składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy przygotowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości poprzez portal S24.

Spełnienie powyższego, wymaga aby osoba dokonująca wskazanej czynności posługiwała się podpisem elektronicznym (kwalifikowanym) lub profilem zaufanym uzyskiwanym w ramach platformy ePUAP

Zgodnie z ustawą w okresie przejściowym tj. przed wejściem jednolitego pliku kontrolnego: „dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, […] opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator […]”.

Sytuacja jest prosta w przypadku jeżeli w konkretnej spółce wspólnicy lub osoby w organie reprezentującym nie są obcokrajowcami i posiadają numer PESEL lub są obcokrajowcami posiadającymi numer PESEL albo przynajmniej jedna osoba posiada numer PESEL – osoby takie mogą uzyskać certyfikat kwalifikowany lub za pośrednictwem platformy ePUAP przy czym należy podkreślić, że numer PESEL musi być ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Sytuacja komplikuje się jeżeli osoby wskazane powyżej nie posiadają numeru PESEL. W nawiązaniu do omawianej nowelizacji wprowadzony jest wymóg dla osoby składającej oświadczenie w zakresie złożenia sprawozdań finansowych konkretnego podmiotu posiadania przez taką osobę numeru PESEL, który będzie ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W tej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania:

1. Można dokooptować wspólnika zarządzającego (spółka osobowa) albo członka zarządu do organu reprezentującego – zarządu (spółka kapitałowa) posiadających numer PESEL,

2. Uzyskanie numeru PESEL przez co najmniej jedną z wyżej wskazanych osób (wspólnika dla spółki osobowej lub członka zarządu dla spółki kapitałowej)

Skupmy się na procedurze uzyskania numeru PESEL.

W sytuacji jeżeli obcokrajowiec (cudzoziemiec) zamelduje się w Polsce i spełni wymogi określone na stronie Ministerstwa Cyfryzacji ( https://obywatel.gov.pl/dokumenty-i-dane-osobowe/uzyskaj-numer-pesel-dla-cudzoziemcow ) (wymogi dla właściwej grupy):

• posiada prawo stałego pobytu — jest obywatelem kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) albo Konfederacji Szwajcarskiej,

• posiada prawo stałego pobytu i jest jedną z poniżej wymienionych osób z rodziny cudzoziemca, który jest obywatelem kraju UE, EFTA albo Konfederacji Szwajcarskiej:

  • małżonek,

  • dziecko, które ma mniej niż 21 lat,

  • dziecko, które ma więcej niż 21 lat — jeśli utrzymuje cię ten cudzoziemiec lub jego małżonek,

  • rodzic — jeśli utrzymuje cię ten cudzoziemiec lub jego małżonek,

• posiada zezwolenie na pobyt stały — jest cudzoziemcem nie wymienionym powyżej,

• posiada zgodę na pobyt — jako rezydent długoterminowy UE,

• posiada status uchodźcy, azyl albo ochronę uzupełniającą,

• posiada zgodę na pobyt tolerowany,

• posiada zgodę na ochronę czasową,

• posiada zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,

• jest jedną z poniżej wymienionych osób z rodziny cudzoziemca, który ma status uchodźcy albo ochronę uzupełniającą:

  • małżonek,

  • dziecko, które ma mniej niż 21 lat,

  • dziecko, które ma więcej niż 21 lat — jeśli utrzymuje cię ten cudzoziemiec lub jego małżonek,

  • rodzic — jeśli utrzymuje cię ten cudzoziemiec lub jego małżonek.

otrzyma numer PESEL niejako z automatu bez składania oddzielnego wniosku

W pozostałym zakresie obcokrajowiec (cudzoziemiec) musi wystąpić z wnioskiem do właściwego urzędu (również w przypadku wniosku o nadanie numeru PESEL dla celów wykonywanej działalności gospodarczej):

• w urzędzie gminy właściwym dla swojego miejsca zameldowania,

• w urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba jego pracodawcy — jeśli nie może się zameldować ,

• w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy— jeżeli nie pracuje albo twój pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Należy wskazać, że we wniosku należy wskazać w przypadku braku zameldowania podstawę prawną uzyskania numeru PESEL stanowić ją będzie wymóg wskazany w rozporządzeniu o platformie ePUAP (Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016 r. w sprawie profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej) tj. odpowiedni artykuł tej ustawy wskazujący wymóg posiadania numeru PESEL aby móc stworzyć profil zaufany.

Dodatkowo jako podstawa prawna będą nowe przepisy wprowadzone nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie wymogu posiadania ujawnionego w KRS numeru PESEL).

Po uzyskaniu numeru PESEL pozostanie juś tylko założyć konto na platformie ePUAP celem uzyskania certyfikatu, a potem założenie już konta na platformie S24 i złożenie sprawozdań oraz podpisanie certyfikatem.

Ewentualnie zamiast certyfikatu zaufanego w ramach platformy ePUAP możemy odpłatnie uzyskać certyfikat kwalifikowany do wyspecjalizowanej firmy.

Pamiętać też musimy, ze należy również numer PESEL ujawnić w KRS składając stosowny wniosek o zmianę wpisu w KRS w zakresie wspólnika uprawnionego do zarządzania lub członka zarządu w zależności dla właściwego charakteru spółki.

Zachęcam do komentowania oraz uwag.

Pozdrawiam serdecznie

Adam Wandel

Ograniczenie prawne:

Szanowni Państwo nasza Kancelaria pragnie poinformować, iż korzystając i zapoznając się z treścią niniejszego bloga oraz zawartych w nim wpisów są Państwo świadomi oraz rozumieją, że:

a) wszelkie wpisy mają za cel budowanie samoświadomości prawnej oraz pobudzanie czytelników do zgłębiania danej tematyki we własnym zakresie,

b) autor tworząc blog i poszczególne wpisy powziął sobie za cel i charakter wyłącznie edukacyjny,

c) zawiera on wyłącznie treści i informacje o charakterze ogólnym,

d)zarówno blog jak również zawarte w nim treści nie stanowią w żadnym zakresie ani porady prawnej, ani wykładni prawa ani jakiejkolwiek innej formy pomocy prawnej,

e) nie buduje stosunku klient – prawnik jak również relacji tym podobnych,

f) autor bloga wyraża swoje swobodne myśli i przemyślenia,

g) w celu uzyskania wiedzy specjalistycznej można skontaktować się z klientem – taka konsultacja jet odpłatna.

Autor bloga nie odpowiada za jego treść i wpisy w jakimkolwiek zakresie, a w szczególności za jakąkolwiek szkodę wyrządzoną zastosowaniem, lub brakiem zastosowania się do niej. Treść bloga jest wyrazem wyłącznych poglądów i spostrzeżeń  autora i nie stanowi oficjalnego stanowiska jego kancelarii. Autor zastrzega sobie prawo do zmiany treści w szczególności w sytuacji zmiany prawa, orzecznictwa oraz praktyki organów administracji czy innych organów ochrony prawnej.

Autor bloga ponadto nie odpowiada za treść komentarzy pozostawionych w blogu przez osoby trzecie.