Przekształcenie działalności gospodarczej – wyzwania i procedura

Motto dzisiejszego artykułu: trwanie wciąż w jednym miejscu może być z czasem nieefektywne – jak mawia stara zasada biznes nie lubi bezczynności.

Często decyzja o założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej wynika z prozaicznych faktów: prostoty założenia tej formy prowadzenia biznesu – niezbyt skomplikowana i mało sformalizowana procedura, nie wymagająca dużej ilości wniosków i dokumentów, szybkość założenia, niski koszt, możliwość realizacji samodzielnie i zdalnie oraz uproszczone zasady podatkowe.

Taka forma prowadzenia biznesu również daje większą elastyczność i szybkość wycofania się z działalności w przypadku niepowodzenia lub zbyt dużej bariery wejścia na rynek.

Jest to przede wszystkim idealne rozwiązanie dla freelancerów i początkujących przedsiębiorców.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest niewątpliwie najpopularniejszą i najchętniej wybieraną formą prowadzenia biznesu – statystyki wskazują, że osób, które zdecydowały się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest ponad 70% wszystkich zarejestrowanych firm w skali roku.

W pewnym momencie jednak dochodzimy do etapu – czego życzę każdemu z nas, gdy nasza mała firma staje się na tyle duża, że obecna forma prawna jest niewystarczająca lub też pojawia się ktoś – inwestor, kto widzi potencjał naszego biznesu i chce w niego zainwestować.

Niezależnie od powodu, zaczynamy się zastanawiać nad bezpieczniejszą i bardziej wiarygodną formą prawną prowadzenia biznesu, która zarazem daje możliwości pozyskania inwestorów, wykorzystania dedykowanych narzędzi i instrumentów finansowych oraz jest dla potencjalnych klientów i partnerów bardziej wiarygodna.

W tym momencie pojawia się dylemat – zakończyć obecny biznes i nowy pomysł realizować poprzez założenie zupełnie nowej firmy w ramach innej formy prawnej najlepiej pasującej do modelu biznesowego czy też może obecną działalność przekształcić w coś nowego.

W dzisiejszym artykule będę chciał przybliżyć tą drugą możliwość tj. przekształcenie prowadzonej działalności gospodarczej w inną formę prawną.

W ramach artykułu postaram się przedstawić czym jest procedura przekształcenia, opisać proces przekształcenia, wskazać korzyści ale i trudności samego procesu oraz inne istotne informacje.

Czym jest przekształcenie?

Najprościej ujmując – bez stosowania prawniczego języka, przekształcenie to proces przejścia z jednej formy prawnej prowadzenia biznesu w drugą. Celem takiego przekształcenia jest przede wszystkim dostosowanie prowadzenia działalności gospodarczej i jej formy prawnej do skali przedsięwzięć, zaangażowanego kapitału, wielkości zatrudnienia, pozyskanie nowych rynków zbytu, większe bezpieczeństwo prawne, planowanie spadkowe czy bardziej akceptowalna i przyjaźniejsza dla inwestorów forma prawna. (szerzej. Komentarz do art. 551 Kodeksu Spółek Handlowych, Kidyba Andrzej, LEX/el, 2021).

W wyniku przekształcenia i przejścia do nowej formy prawnej zachowane zostają wszystkie dotychczasowe atrybuty i osiągnięcia Przedsiębiorcy tj. decyzje, pozwolenia, umowy, zgody, majątek itd.

De facto nasza firma zmienia wyłącznie formę prawną – zakłada niejako „nowe szaty na to samo ciało”, co oznacza ni mniej nie więcej, że wszystkie prawa, obowiązki i przywileje zostają przeniesione na nową, powstałą z przekształcenia formę prawną ( z pewnymi wyjątkami).

Można więc powiedzieć, że proces przekształcenia powoduje tzw. Sukcesję uniwersalną (zgodnie z nomenklaturą prawniczą) czyli przejście wszystkich praw i obowiązków z dotychczasowego podmiotu na nowy.

Jest to bardzo istotna korzyść przemawiająca za przeprowadzeniem takiej procedury albowiem w wyniku przekształcenia uzyskujemy korzystniejszą i bezpieczniejszą formę prawną, zaś dotychczasowe umowy, zgody, licencje, posiadany majątek oraz wszelkie inne atrybuty związane z dotychczas prowadzonym biznesem przechodzą na nową formę prawną – a zatem niejako kontynuujemy swój biznes bez potrzeby zmieniania czy rozwiązywania dotychczasowych umów, możemy zachować ten sam rachunek bankowy, kontrahenci nie muszą wypowiadać czy renegocjować umów dotychczas obowiązujących itd.

Powyższe prawo wynika wprost z przepisów prawa tj. art. 584² Kodeksu spółek handlowych, który stwierdza, że „Spółce przekształconej [dop. aut. – czyli nowej formie prawnej powstałej w wyniku przekształcenia] przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego [dop. aut. – czyli dotychczasowej prowadzonej działalności gospodarczej].

Powyższa sukcesja niestety jest bardzo mocno ograniczona w kwestiach podatkowych co wynika m.in. z faktu, że obowiązuje wymóg tzw. pełnej księgowości. Zastosowanie ma tu tzw. niepełna sukcesja podatkowa – przechodzą i mogą być kontynuowane wyłącznie prawa (o ile jest to dozwolone w ramach nowej formy prawnej) ale nie zobowiązania podatkowe.

Jakie są możliwości przekształcenia działalności gospodarczej – przeniesienia biznesu?

Jest kilka możliwości przeniesienia swojego biznesu i zmiany jego formy prawnej.

Są to przede wszystkim:

1. 1. zakończenie prowadzonego biznesu i rozpoczęcie jego prowadzenia pod nową formą prawną – z wiadomych przyczyn jest to najmniej efektywna i zalecana forma,
   2. założenie Spółki Prawa handlowego (spółkę akcyjną, prostą spółkę akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową lub też spółkę komandytowo-akcyjną) i wniesienie aportem dotychczas prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej – jest to rozwiązanie ciekawe ale w jego wyniku nie dochodzi do sukcesji praw uzyskanych w ramach działalności gospodarczej,
   3. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną) stosownie do art. 551 §5 Kodeksu Spółek Handlowych – umożliwia nam to przeniesienie większości praw i obowiązków z dotychczas prowadzonej działalności gospodarczej na nową formę prawną (podmiot).

W ramach niniejszego artykułu będę omawiał ostatni z punktów tj. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę kapitałową.

W tym kontekście pamiętajmy, że nowo utworzony podmiot (spółka) niezależnie od wybranej drogi nie musi opierać się na współpracy kilku osób bowiem można również realizować i podejmować działania biznesowe samodzielnie tak jak dotychczas w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jako jedyny wspólnik nowej spółki.

Procedura przekształcenia – wyzwania i poszczególne etapy

Procedura przekształcenia jest regulowana w przepisach Kodeksu Spółek Handlowych tj. art. 551 § 5 oraz art. 5841-58413.

Jeżeli podjęliśmy już decyzję o przekształceniu musimy dokonać dogłębnej analizy następujących kwestii :

1. 1. sytuacji majątkowej oraz składu majątku,
   2. zastanowić się nad przyszłą formą prawną w jaką chcemy się przekształcić (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna),
   3. poczynić wstępne przygotowania o charakterze organizacyjnym.

Sam proces przekształcenia podzieliłem na trzy etapy:

Etap I – przygotowanie do przekształcenia :

Aby móc przeprowadzić przekształcenie należy przygotować szereg dokumentów, które zostaną poddane biegłemu rewidentowi (względy finansowo-rachunkowe) oraz sądowi rejestrowemu (formalnoprawne możliwości przekształcenia i prawidłowość dokumentacji).

Stosownie do powyższego w pierwszym etapie musimy przygotować następujące dokumenty:

1. plan przekształcenia – opisuje on proces przekształcenia – tj. w jaki sposób zostanie dokonana zmiana z dotychczasowej formy prawnej prowadzonego biznesu w nowy, skład majątku, prawa i zobowiązania jakie ciążą na dotychczasowej formie prawnej i inne niezbędne elementy wymagane przepisami prawa lub też informacje, które przekształcany przedsiębiorca chce umieścić w planie. Plan musi mieć formę aktu notarialnego,
2. do planu przekształcenia muszą być również dołączone odpowiednie załączniki zgodnie z wymogami ustawowymi, którymi są:

• oświadczenie o przekształceniu (projekt),
• projekt przyszłego aktu założycielskiego czyli umowy spółki,
• wycena aktywów i pasywów czyli majątku przedsiębiorcy,
• sprawozdanie finansowe sporządzone na potrzeby przekształcenia.

Plan przekształcenia może być sporządzony samodzielnie przez przedsiębiorcę jednakże wymaga on zachowania wymogu formy aktu notarialnego.

Plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia.

Ale warto w nim również zawrzeć zdecydowanie więcej informacji dotyczących przyszłej formy prawnej.

Stąd też warto skorzystać z pomocy wykwalifikowanego prawnika, który pomoże nadać planowi przekształcenia bardziej profesjonalny i pełny charakter dostosowany do konkretnej sytuacji.

Podobnie ma się sytuacja z przygotowaniem projektu aktu założycielskiego czyli przyszłej umowy spółki – pomoc prawnika może być użyteczna celem dobrania zapisów umowy do oczekiwań i potrzeb danego biznesu.

Pozostałe załączniki czyli sporządzenie listy składników majątkowych wraz z wyceną aktywów i pasywów oraz sporządzenie sprawozdania finansowego na potrzeby przekształcenia sporządza się wraz z księgowym, ale bardzo często w tych działania wspierają również prawnicy, którzy korelują powyższe dokumenty z pozostałymi wymaganymi w procesie przekształcenia.

Mając sporządzone wszystkie powyższe dokumenty w odpowiedniej formie możemy rozpocząć drugi etap.

Etap II – analiza formalno – prawna i rachunkowa przygotowanych dokumentów.

W tym etapie, przygotowane dokumenty winny zostać poddane analizie pod względem ich poprawności.

Plan przekształcenia zgodnie z przepisami powinien zostać poddany badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie jego poprawności i rzetelności.

W tym zakresie przedsiębiorca, który zamierza się przekształcić musi się zwrócić do sądu rejestrowego celem wyznaczenia biegłego rewidenta.

Dla przyspieszenia procesu, składając wniosek można zaproponować biegłego, z którym uprzednio ustaliliśmy warunki finansowe i termin badania planu przekształcenia i dołączonych do niego załączników. Jego koszt ponosi przedsiębiorca przekształcany.

W tym zakresie nasza Kancelaria współpracuje z biegłymi rewidentami co niewątpliwie przyspieszy sam proces.

Wraz z wnioskiem o wyznaczenie biegłego rewidenta należy przedłożyć plan przekształcenia wraz załącznikami oraz dowód uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 300,00 złotych (uwaga: ta kwota może w przyszłości ulec zmianie, jej wysokość podałem na dzień sporządzenia artykułu).

Rewident w terminie 2 miesięcy lub wcześniej wydaje opinię, która jest niezbędna do zatwierdzenia przekształcenia przez sąd i składa ją do sądu.

Następnie sąd rejestrowy bada złożone dokumenty i w przypadku ich prawidłowości wydaje postanowienie o załączeniu opinii do akt rejestrowych.

W tym momencie jesteśmy gotowi aby przejść do ostatniego i głównego etapu tj. samego przekształcenia.

Etap III – przekształcenie oraz wpis przedsiębiorcy przekształconego do rejestru – nowy podmiot i wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego – dotychczasowej działalności.

Ostatni etap, to przekształcenie sensu stricte bowiem doprowadza ono do formalnego dokonania przekształcenia.

Posiadając odpowiednie dokumenty oraz opinię biegłego i postanowienie o przedłożeniu opinii do akt rejestrowych podejmujemy kroki, które mają dokończyć cały proces przekształcenia.

Musimy ponownie udać się do notariusza aby złożyć oświadczenie o przekształceniu, które było projektem do planu przekształcenia i winno zawierać co najmniej:

• • typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca,

• • wysokość kapitału zakładowego albo kapitału akcyjnego,

• • zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przewidziane takich praw jest przewidziane,

• • nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Jednocześnie zawieramy również umowę spółki – akt założycielski dla spółki z o.o. lub statut dla spółki akcyjnej.

Powołujemy członków zarządu.

Następnie musimy złożyć wniosek do sądu rejestrowego o wpisanie przekształcenia, a zatem nowego podmiotu do Krajowego rejestru Sądowego.

Do wniosku należy dołączyć stosowne dokumenty oraz załączniki wraz z dowodem uiszczenia opłat sądowych oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym zgodnie z wymogami.

Warto w tym zakresie skorzystać z pomocy wykwalifikowanego prawnika, co pozwoli uniknąć błędów i opóźnień. Nasza Kancelaria chętnie pomoże we wszelkich formalnościach.

Jeżeli wniosek zostanie prawidłowo złożony i opłacony, jak również nie będzie zawierał błędów, sąd wyda postanowienie o wpisie przekształcenia i nowego podmiotu do rejestru KRS.

Musimy pamiętać, że przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą w dniu jej wpisu do właściwego rejestru i dopiero wtedy, nigdy wcześniej.

W ciągu 7 dni od otrzymania postanowienia o wpisie przekształcenia i spółki z sądu rejestrowego należy wykreślić dotychczasową działalność gospodarczą z rejestru.

Co prawda przepisy wskazują, że sąd z urzędu powinien zawiadomić o przekształceniu właściwy urząd oraz rejestr ( w tym wypadku CEIDG) ale z praktyki własnej mogę powiedzieć, że jest to bardzo trudne do wyegzekwowania zaś obwiązek spada na nas.

Stąd należy to uczynić samodzielnie we wskazanym terminie przy czym, przy likwidowaniu działalności na wniosku składanym do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) należy zaznaczyć informację, że likwidacja jest związana z dokonanym przekształceniem! – to bardzo ważne.

Pozytywne i negatywne aspekty przekształcenia?

Na zakończenie chciałbym pokrótce podjąć krótkie rozważania na temat pozytywnych i negatywnych aspektów przekształcenia.

Swoje rozważania chcę najpierw rozpocząć od aspektów negatywnych.

Decyzja o przekształceniu powinna być dobrze rozważona w aspekcie czasowym i finansowym.

Proces przekształcenia i jego poszczególne etapy wymagają czasu. W idealnej sytuacji, licząc od sporządzenia początkowych dokumentów, przez ich badanie i złożenie wniosku o wpis przekształcenia oraz postanowienia o wpisie minie minimum 6 miesięcy. W praktyce trwa to średnio rok a nawet dłużej z uwagi na obciążenie sądów sprawami.

Na drugim biegunie mamy aspekt finansowy, związany z ponoszonymi kosztami w zakresie opłat zarówno sądowych, na rzecz biegłego oraz ewentualnie księgowego i usług prawnika. Koszty te mogą wynieść łącznie nawet ponad 12 tysięcy złotych co jest kwotą niemałą.

W dalszym względzie musimy pamiętać, że sukcesja uniwersalna prawa i obowiązków jest dosyć mocno ograniczona w kwestiach podatkowych. Wynika to z faktu, że spółki prawa handlowego w przeciwieństwie do działalności gospodarczej prowadzą pełną księgowość rachunkową czyli księgi handlowe, co przedkłada się na potrzebę zatrudnienia wykwalifikowanego księgowego lub biura rachunkowego, a zatem wyższe koszty.

Spółki mają szereg obowiązków sprawozdawczych jakich muszą przestrzegać oraz dokonać zgłoszenia do odpowiednich ewidencji podatkowych, w tym odprowadzać dodatkowe podatki jak np. CIT czyli podatek od osób prawnych – pojawia się zatem podwójne opodatkowanie.

Bardzo ważne jest to, że nowo powstała spółka nie dziedziczy numeru NIP po swojej poprzedniej formie prawnej czyli działalności gospodarczej – co wiąże się z wystąpieniem o nowy numer NIP i wymianą modułów lub kas fiskalnych.

Powyższe pokazuje zatem, że w przypadku przepisów podatkowych mamy do czynienia z tzw. niepełną sukcesję podatkową. Oznacza to, że spółka przejmuje w tym zakresie tylko prawa (które mogą być kontynuowane przez spółkę prawa handlowego), ale nie zobowiązania.

Zatem obowiązki podatkowe, które powstały w sferze prawnej przedsiębiorcy przed dniem przekształcenia będą pozostawały jego zobowiązaniem podatkowym. Zatem nowy podmiot – spółka, nie będzie stroną w postępowaniu podatkowym, ani administracyjno-sądowym, ponieważ ten przymiot będzie przysługiwał poprzedniemu przedsiębiorcy w tym wypadku osobie fizycznej i to on będzie musiał dokończyć postępowania.

Co więcej, jeżeli w spółce jest jedyny wspólnik, który zarazem jest w zarządzie, podlega on obowiązkowi zgłoszenia do ZUS i podlegania wszystkim składkom jak zwykły pracownik lub jednoosobowy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą – aby tego uniknąć należy wprowadzić jeszcze jedną osobę do Spółki.

Pamiętać też musimy, że ograniczenie odpowiedzialności nie będzie miało zastosowania do zobowiązań zaciągniętych przez przedsiębiorcę przed dokonanym przekształceniem działalności – za nie odpowiedzialność przedsiębiorcy całym swoim majątkiem będzie trwała jeszcze 3 lata od dnia przekształcenia czyli postanowienia o wpisie.

Zabrzmiało groźnie? – możliwe, jednakże na drugim biegunie mamy zdecydowanie więcej pozytywnych aspektów, które postaram się przedstawić poniżej.

Na samym początku przekształcenie w spółkę prawa handlowego ma przede wszystkim wydźwięk prestiżowy i wizerunkowy. Spółki prawa handlowego, a w szczególności kapitałowe cieszą się dużym zaufaniem i są też wskazaniem w większości przypadków na rozwój danej firmy i zwiększenie jej stabilności.

Przy spełnieniu odpowiednich warunków nie ma obowiązku dla wspólników zgłoszenia w zakresie ZUS i składek (zdrowotne, społeczne, emerytalne, rentowe i wypadkowe).

W ramach przekształcenia istnieje, jak wspominałem już wczesnej możliwość kontynuowania dotychczasowej działalności w nowej formie prawnej – w mocy pozostają wszelkie zawarte umowy, udzielone koncesje, pozwolenia, licencje i decyzje (o ile nie wynika z ich treści coś innego), pozostają te same rachunki bankowe zaś udzielone pożyczki, kredyty i dofinansowania trwają nadal, przechodzą co do zasady w większości prawa i obowiązki tj. w ramach tzw. Sukcesji uniwersalnej.

Spółka może pozostawić dawną nazwę przedsiębiorcy z dopiskiem odpowiedniej formy prawnej (sp. z o.o. lub spółka akcyjna). Co nie zmienia faktu, że można również zmienić dowolnie nazwę spółki, przy czym przez rok należy posługiwać się dopiskiem w nawiasie informacji o dawnej nazwie i formie prawnej.

W spółkach kapitałowych dowolnie możemy dysponować swoimi udziałami i w ten sposób odpowiednio zaplanować przejęcie biznesu przez spadkobierców – planowanie spadkowe, czy też dopuszczenie innych osób do spółki, w tym inwestorów na zasadzie np. sprzedaży udziałów i pojawienia się nowych wspólników w Spółce, co nie było możliwe przy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Spółka może być uczestnikiem i zakładać inne spółki w kraju jak i za granicą.

Do spółki mogą być wnoszone wkłady finansowe i rzeczowe – tzw. aporty np. nieruchomości.

Ograniczona jest odpowiedzialność wspólników do wysokości kapitału zakładowego lub akcyjnego o ile wspólnicy nie są w zarządzie spółki.

Można pozyskać nowe narzędzia finansowe dedykowane dla spółek kapitałowych jak pożyczki, kredyty obrotowe itp. Możliwość pozyskania finansowania od inwestorów czy poprzez podniesienie kapitału lub dopłaty, które są korzystne podatkowo. Jest to szczególnie ważne, że zostaje zachowana dotychczasowa historia kredytowa.

Spółka stanowi osobny byt prawny mogący pozywać i być pozywany, mający osobowość prawną i zdolność prawną oraz prawo do uczestnictwa w obrocie prawnym i handlowym jako osobny podmiot.

Możliwość łatwego sprzedania Spółki poprzez sprzedaż udziałów.

Udzielone subwencje, dotacje i dofinansowania nie podlegają zwrotowi co do zasady.

Przekształcenie nie rodzi skutków na gruncie podatku VAT poza potrzebą ponownego zgłoszenia do w/w ewidencji.

Przekształcenie w nową formę prawną nie wymaga zgody pracowników oraz nie wpływa na dotychczas zawarte umowy – z chwilą przekształcenia stają się oni pracownikami spółki. Jednakże zasadne może być zawiadomienie o planowanym przekształceniu oraz w pewnych przypadkach rozważenie czy nie powinni mieć oni prawa do rozwiązania umowy.

Rekapitulując całość problemu przekształcenia wydaje się on korzystny i warty rozważenia. Czy jest on opłacalny w każdej sytuacja?

To zależy od konkretnej analizy i sytuacji przedsiębiorący, uwzględnienia szeregu czynników i odpowiedzi na pytanie czemu ma służyć zmiana formy prawnej – warto w tym zakresie przed podjęciem decyzji skonsultować się z prawnikiem z naszej Kancelarii.